Inovador. Assim pode ser definido o trabalho desenvolvido pelo 4º Registro de Imóveis de Belo Horizonte, Minas Gerais.
Após ter assumido o cartório em outubro de 2005, Francisco José Rezende dos Santos empreendeu um criterioso trabalho na busca de superar deficiências de infra-estrutura de informatização que comprometiam a segurança registral e investiu num exitoso sistema onde modernas tecnologias se aliam a uma equipe altamente qualificada, para garantir a excelência no atendimento dos usuários.
Para conhecer um pouco mais sobre essa iniciativa de sucesso e poder partilhar com nossos leitores, o Arisp online realizou uma entrevista com o Oficial Registrador Francisco Rezende. Acompanhe abaixo.
1. Qual a importância do processo de informatização realizado no 4º Registro de Imóveis de BH para o segmento registral brasileiro?
O processo de informatização por nós adotado, no 4º Ofício de Registro de Imóveis de Belo Horizonte, tem o objetivo precípuo de priorizar a segurança jurídica, que é o objetivo maior do sistema registral, aliando a capacidade e qualificação dos funcionários e a agilidade proporcionada pelos modernos softwares existentes para o desenvolvimento do serviço.
Para conseguirmos a agilidade que hoje temos no serviço, possuímos uma equipe de funcionários muito bem preparada, com um grande número de bacharéis em Direito, vários com cursos de especialização na área Notarial e Registral, e grande capacidade intelectual, que recebem a orientação de um profissional pós-graduado em ciência da computação que acompanha diuturnamente todo o desenrolar dos serviços.
Esta fórmula tem dado certo. O Cartório é referência nacional em eficiência na prestação dos serviços próprios do Registro de Imóveis e o 4º RIBH tornou-se um marco e um modelo para os demais serviços, provando que as mudanças, numa atividade taxada de morosa e arraigada às práticas do passado, são possíveis desde que desejadas e bem aplicadas.
Estimulamos os cartórios em todo o Brasil a adotar sistemas de informatização que propiciem a agilidade e segurança no serviço, usando como modelo os efeitos positivos por nós conseguidos. Com isso melhoraremos a imagem de uma atividade tão importante para a vida jurídica, social, e econômica do Brasil.
2. Quando esse processo teve início e quais foram suas etapas de desenvolvimento? É possível estabelecer um roteiro dessa modernização?
Assumi a serventia no dia 20 de outubro de 2005, e por cerca de sessenta dias utilizamos o sistema de informatização então existente que era precário, ultrapassado, sem recursos e parcial, capaz de realizar poucas tarefas dentro do processo de informatização registral. Nesse mesmo período, fizemos uma criteriosa pesquisa de mercado, em busca de algum programa de informática capaz de abarcar todos os processos envolvidos no registro de títulos e que nos permitisse ter total controle de cada ato praticado. Encontramos um ao qual acoplamos programas periféricos, que uma vez instalados, foram capazes de nos proporcionar uma informatização plena do cartório, oferecendo o dinamismo que pretendíamos.
Após sua implantação, o prazo de entrega dos registros foi rapidamente reduzindo, e já entregamos serviços com o prazo máximo de cinco dias úteis, inclusive para processos mais complicados como os de incorporação imobiliária. Regra geral, com quarenta e oito horas todo o serviço está pronto, e pode ser procurado pelo interessado. As certidões são entregues ao interessado no máximo em trinta minutos do pedido.
Isso demonstra a quebra do antigo paradigma, dando os primeiros sinais de que o Sistema de Registro de Imóveis já possui um sistema disposto a revolucionar completamente a cultura arcaica dos serviços notariais e registrais.
Após este período inicial de implantação, continuamos na melhoria dos serviços criando novos canais de interação com o público, e também com a Administração e o Judiciário para o fornecimento de informações e certidões do seu interesse.
3. Quais são os principais ganhos para o público e quais são os principais ganhos para o Registro de Imóveis enquanto uma instituição prestadora de um serviço público?
A informatização permite o controle absoluto sobre os dados existentes no Ofício; nomes, endereços, imóveis, continuidade da cadeia registral, tudo é armazenado de forma organizada, facilitando a visualização e o acesso às fichas registrais, tornando a informação perfeita e segura.
O público é beneficiado em todos os sentidos – desde o momento em que adentra no Cartório até a sua saída. Não há filas, não há demora, não há atrasos à consecução do negócio jurídico que o interessado pretende executar. O público tem a seu dispor um novo tipo de serviço público: ágil, prestativo e eficiente. Para o Registro de Imóveis, como instituição, o ganho é o reconhecimento, pelo usuário, da eficiência e segurança de um serviço público destinado à proteção jurídica do seu patrimônio imobiliário.
4. E o “publico interno”? De que maneira recebeu esse processo de informatização?
No princípio, os funcionários mais antigos ficaram receosos com as alterações previstas, e com as implantadas, o que era esperado daqueles que lidaram durante muito tempo com a mesma forma de consecução do serviço cartorário. Em pouco tempo, entretanto, foram se adaptando às alterações, até porque foi notória a melhoria alcançada em termos de agilidade.
Os funcionários novatos, que ingressaram à época da minha posse, foram bastante receptivos com o novo sistema e logo se familiarizaram. Com a resolução rápida de problemas corriqueiros que eram comuns no sistema arcaico e burocrático, sobra tempo e disposição para que eu e meus funcionários possamos nos concentrar em questões relevantes e prioritárias dentro do Ofício, ultrapassando a esfera limitada do simples ato registral.
Exemplo disso é o constante estudo de leis e doutrinas relacionadas com o Direito Registral Imobiliário que praticamos dentro do 4º RIBH e a freqüente discussão que empreendemos, quando nos deparamos com títulos mais intricados, que tratam de matéria não pacificada, que exigem maior estudo para que o ato seja cumprido dentro da esfera da legalidade.
5. Qual o papel dos funcionários para o sucesso dessa iniciativa?
Fundamental. Um Cartório é como uma empresa e depende do bom funcionamento de cada setor, de cada funcionário, para que funcione com primor. Nada é feito sozinho, e, por isso, o apoio e a credibilidade têm sido essenciais no aprimoramento diário do sistema.
Não podemos esquecer que o principal instrumento desta metodologia de trabalho é o recurso humano, pois por mais perfeito que possa ser um programa de computador, nenhum efeito dele será extraído se não houver boas mãos para executá-lo. Por essa razão, tão qualificado e valorizado quanto o sistema, deve ser o funcionário que dele faz uso.
6. A nova estrutura teve alguma repercussão na produtividade dos profissionais? Claro que a informatização confere ganhos de produtividade, mas, além desse natural aumento de produtividade resultante da tecnologia, o profissional mobilizou-se para avançar na sua especialização?
Sim, os funcionários têm se mobilizado para uma melhoria geral do próprio serviço, dando sugestões, continuamente, para melhor desempenho, tanto do sistema de informatização, quanto da sua função junto ao sistema.
7. O cartório se tornou um lugar melhor para se trabalhar na visão dos colaboradores?
Sim. Hoje o Cartório é um lugar tranqüilo e muito melhor para trabalhar. Quando somos visitados por titulares e funcionários de outros cartórios, estes reconhecem o nosso trabalho. Também, e especialmente, o agradecimento que temos do nosso público usuário, dão a todos os funcionários um grau de satisfação bastante elevado, pois têm a certeza de que estão cumprindo a sua missão, e cumprindo bem, o que é muito importante. O resultado do trabalho pode ser medido pelo grande número de agradecimentos que temos a todo o instante no balcão do Cartório.
8. Houve alguma mudança substancial na cultura da corporação? Isso teve algum reflexo no clima de trabalho entre os profissionais?
Sim, a mudança é vista a partir do momento em que a antiga visão da repartição pública, com funcionários despreparados, e um serviço moroso e burocrático vem sendo substituída pela percepção de que o serviço registral, que é um serviço público, pode sim ser prestado com agilidade, atenção ao usuário, eficiência e segurança. Estes atributos nos remeteriam num primeiro momento a um serviço privado.
Acho esta a grande razão do sucesso do nosso serviço: ser o serviço essencialmente público prestado por particulares. Em outras palavras, a figura do Cartório tem, felizmente, perdido sua forma caricatural, dando lugar a um novo conceito de serviço público, agora acessível, prestativo e satisfatório à população. O reflexo é imediato no ambiente de trabalho. Isso porque há uma exigência reiterada de eficiência e qualidade, o que deu fim ao ócio e tem estimulado a produtividade.
Os funcionários são sempre relembrados da relevância e responsabilidade de suas funções e estão cientes de que fazem parte de um Cartório modelo no país. Esse reconhecimento e estímulo eram sequer cogitados nos Cartórios de antigamente, o que mantinha os funcionários apáticos e desinteressados em aprimorar ou agilizar o serviço.
9. De que maneira esses benefícios chegam aos usuários dos serviços do Registro?
Desde o atendimento no balcão, mais receptivo, ágil e esclarecedor, até a entrega do documento solicitado, em prazo ínfimo. Isso, aliado à segurança, é tudo que o usuário quer.
Aqui no Cartório, as certidões podem ser solicitadas por correio, telefone ou até por meio eletrônico, e enviadas por meio de certificação digital. A busca das inovações é incessante. Estamos prontos até para registros por meio de títulos eletrônicos.
10. Quais são os novos passos para que todo o segmento do registro de imóveis possa aspirar esse padrão de excelência?
Primeiro a vontade e coragem do titular da serventia de assumir uma grande mudança, e disposição para vencer os obstáculos inerentes às mudanças. É imprescindível também que o titular confie em seus funcionários e delegue as funções, a fim de que possa estar sempre atento às mudanças da legislação e a atualização constante, mas a sua presença é imprescindível para o funcionamento desembaraçado da serventia.
Enfim, deve haver um corpo de funcionários qualificados e de confiança capazes de suprir as necessidades do serviço, com o titular funcionando como o maestro de uma grande orquestra. Vale ressaltar a importância de se investir em equipamentos de qualidade tomando-os como investimento e não despesas.
11. É possível que um cartório de registro de imóveis de uma pequena localidade possa trabalhar apoiado nessas novas tecnologias?
A implantação do sistema informatizado não encontra restrições dessa natureza. Independente do tamanho e da localidade, qualquer Cartório, seja de RI ou não, é apto a ingressar na era informatizada. Tanto que já temos cartórios que contam com poucos computadores, mas comungam da mesma filosofia que nós e que funcionam com a mesma eficiência.
12. Existe alguma linha especial de financiamento para viabilizar o processo de informatização dos cartórios?
Atualmente o custo de equipamentos de informática tem caído muito, e as linhas de crédito disponíveis hoje, no mercado, tornaram-se acessíveis a todos os tipos de serventia. Não acho este um problema para a informatização. O problema para a informatização, e para as mudanças que podem dela decorrer, se chama “Oficial do Cartório”. Este é o único ponto que pode causar entrave neste processo. Não outro.